column
Alles ingericht volgens de AVG

En dan?
Per afgelopen 25 mei trad de wet AVG in werking. Maar wat betekent de komst van deze wet concreet voor jouw personeelsadministratie?
Als salarisadviseur zie ik, dat verantwoordelijken voor het personeelsbeleid continue werken met vertrouwelijke persoonsgegevens. De meeste van jullie zullen de officiële overeenkomsten inmiddels wel geregeld hebben. Maar naleving van de regels die voortkomen uit de AVG kunnen ook zorgen voor minder efficiënt werken.
Tegenwoordig gaat alles per mail. Dus komt er een nieuwe medewerker bij je in dienst? Dan zal hij of zij je de persoonlijke gegevens toe mailen. En hoe gemakkelijk is het dan om deze informatie per mail in één keer door te sturen naar bijvoorbeeld de salarisadministratie? Het is níet niet meer toegestaan om dit onbeveiligd per mail te verzenden. Zelfs aan een medewerker zijn salarisstrook toesturen per niet-aangetekende post kan problemen opleveren. Of het er in de praktijk echt zo strikt aan toe zal gaan moeten we afwachten. Maar het is wel van belang dat als het misgaat je kan aantonen wat je allemaal hebt gedaan om één en ander zo goed mogelijk te beveiligen.
In de praktijk zie ik dat er behoefte is aan de geautomatiseerde en veilige oplossing. Een beveiligd systeem waarbij je alleen een link hoeft te sturen naar een nieuwe medewerker, waarmee zij alle gegevens beveiligd door kunnen geven. De gegevens worden dan ook automatisch ingevoerd in je HR-systeem en vervolgens doorgegeven aan de salarisadministratie. Werknemers ontvangen géén papieren loonstroken of loonstroken per mail, maar kunnen inloggen via een beveiligde portal.
Naast het feit dat dit veelal de veiligste manier is, zal het je ook veel administratieve werkzaamheden uit handen nemen zodat je tijd over hebt om je met andere leuke zaken bezig te houden.
Heb je vragen naar aanleiding van deze column? Neem dan contact met me op via
RosaKromhoutvanderMeer@JAN.nl
of tel. 088-2202295.
Rosa Kromhout
van der Meer
senior salarisadviseur
JAN© Accountants
& Belastingadviseurs
Artikel geplaatst op: 29 juni 2018 - 11:05

Gerelateerd

Delen